Homeoffice – so funktioniert es für Chef und Mitarbeiter

Ein Beitrag von Katrin Seifarth, Trainerin, Coach, Moderatorin und Autorin

Katrin Seifarth

Viele Arbeitnehmer*innen – vor allem jüngere – riefen danach. Viele Arbeitgeber*innen – vor allem ältere – wehrten sich häufig dagegen. Und manchmal braucht es ein Virus, das uns zu New Work zwingt. Jetzt geht es nicht mehr um die leidige Diskussion, OB wir im Home Office arbeiten wollen, sondern nur noch um das WIE! Das ist immerhin eine Frage weniger als vorher.

Als Coach und Moderatorin von Workshops und Teamprozessen in Unternehmen erreichen mich viele Anfragen, und ich – die eine Präsenzfanatikerin bei Coachings und Trainings war - durfte komplett auf Homeoffice und vor allem auf Online-Coachings umstellen. Diese sind zum Glück gefragt wie nie zuvor, damit Menschen mit den vielen neuen Herausforderungen besser klarkommen.

Meine fünf wesentlichen Tipps, damit es mit dem Home Office gut funktioniert:

Tipp 1: Das richtige Mindset

Was wir jetzt brauchen sind genau genommen zwei Mindsets, zwei unabdingbare Haltungen, die wir klar für uns und auch für unsere Mitarbeiter und Vorgesetzten formulieren dürfen. Von jedem Mitarbeiter braucht es jetzt ein Mindset von „Verantwortung“. Machen Sie sich klar, was Ihre Rolle ist, welche Ergebnisse müssen Sie abliefern oder platt gesagt: wofür werden Sie am Ende des Tages bezahlt? Formulieren Sie diese Erwartungshaltung an sich selbst und übernehmen Sie 100% Eigenverantwortung dafür. Auch wenn mal etwas nicht so rund läuft, schieben Sie es nicht auf die Umstände, die Technik, die anderen,…. sondern handeln Sie, damit der Missstand behoben wird. Fordern Sie ein, was Sie brauchen (z.B. eine bessere Technik), aber finden Sie auch vorübergehend kreative Lösungen und Workarounds für Dinge, die noch nicht funktionieren. Und diese Lösungen werden erforderlich sein, vor allem wenn Ihr Unternehmen noch ein Home-Office-Neuling ist. Mit dem Finger auf die IT zeigen hilft jetzt nicht, es sitzen alle im selben Boot.

Von jedem Vorgesetzten braucht es jetzt ein Mindset des Vertrauens. Machen Sie den Mitarbeitern ihre Verantwortung klar, formulieren Sie Erwartungen und verständigen Sie sich auf das gewünschte Ergebnis und auf gewünschte Verhaltens- und Kommunikationsweisen und LASSEN SIE DANN LOS! Das ist leichter gesagt als getan, denn es gibt viele Menschen, die gerne alles kontrollieren. Nehmen Sie Ihre Ängste wahr und arbeiten Sie an Ihren Ängsten und Zweifeln, statt diese in ständigen Anrufen und Mails an die Mitarbeiter zu entladen. Denn wenn Sie aus der Ferne kontrollieren, wird die Arbeit im Home Office ineffizient. Eine wunderbare Chance, sich im Vertrauen zu üben, wartet auf Sie und alte Glaubensmuster wie „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ warten darauf endlich entsorgt zu werden.

Tipp 2: Klare Strukturen und Erkennen der eigenen „Ablenkeritis“

Wer sich im Büro leicht ablenken lässt und gerne mal im Plausch mit Kollegen oder an der Kaffeemaschine versackt, der wird zu Hause auch Gründe finden, sich ablenken zu lassen. Spätestens jetzt – wo der Grund „Großraumbüro“ oder „ständig will jemand was von mir“ wegfällt – dürfen wir uns mit unserem inneren Schweinehund und unserer Aufschieberitis oder Ablenkeritis auseinandersetzen. Und wir dürfen - Sie ahnen es – auch dafür Verantwortung übernehmen. Schaffen Sie sich Regeln und Strukturen, die für Sie funktionieren. Für den einen ist das ein fester Zeitplan, für den anderen einige feste Zeitfenster für bestimmte Tätigkeiten. Wichtig ist: Welches Ergebnis wollen Sie am Ende des Tages erreicht haben? Welches Ergebnis ist das Minimum, welches der Idealfall? Am besten legen Sie dieses Ziel schriftlich fest und hängen es sich gut sichtbar auf. Und dann entscheiden Sie ganz eigenverantwortlich, wie Sie dieses Ziel erreichen. Wenn es auf eine Art heute nicht funktioniert, probieren Sie eigenverantwortlich morgen etwas anderes, solange bis es funktioniert.

Tipp 3: Klare Regeln der Zusammenarbeit über die Ferne

Idealerweise legen Sie als Team, das häufig zusammenarbeitet, Zeitfenster für Interaktion (Telefonate, Meetings, Zoom, GotoMeeting) und Zeitfenster für eigene Arbeit (Mails, Konzepte, etc.) fest. Ich halte hier nichts von „one size fits all“ für die komplette Firma. Letztlich liegt auch das in der Eigenverantwortung eines Teams, festzulegen, wann es für alle am besten passt. Gestalten Sie als Mitarbeiter untereinander Ihre Art der Zusammenarbeit. Wenn Sie es nicht tun, kommt es von oben, und davon wird es oft nicht besser. Also ist auch hier ein hohes Maß an eigener Gestaltung gefragt. Achten Sie vor allem auf Ihr Mail-Volumen. Im Home-Office können Sie nicht mal eben jemanden fragen, ob…… Wenn Sie für jede kleine Frage, die Ihnen jetzt in den Sinn kommt, mal eben eine Mail schicken, versenken Sie Ihr Unternehmen in einer Mailflut. Bündeln Sie daher unbedingt Fragen, die nicht dringend sind, und klären Sie diese gebündelt lieber in einem kurzen Telefonat oder in einer einzigen Mail an die betreffende Person. Hier haben Sie nicht nur Verantwortung für sich selbst, sondern auch für andere.

Tipp 4: Schaffen Sie Team-Rituale, die Nähe herstellen

Im Homeoffice entfällt das Abpassen der guten Gelegenheit für das kurze persönliche Gespräch zwischendurch, das spontan auf dem Flur entsteht. Bauen Sie diese Elemente unbedingt ein, z.B. bei größeren Online-Meetings durch einen kurzen Satz von jedem, wie er/sie sich gerade fühlt, was er/sie eventuell persönlich gerne mitteilen möchte. Auch in Telefonaten können Sie eine Minute Small-Talk voranstellen, sich nach dem Befinden des anderen erkundigen. Ohne diese Nähe und Empathie werden Menschen im Homeoffice langfristig unzufrieden und sie vereinsamen emotional. Wenn Sie diese Elemente kurzhalten, aber dafür zur Routine für jedes Gespräch werden lassen, kosten sie wenig Zeit, schaffen aber ein starkes Wir-Gefühl und zahlen sich langfristig aus.

Tipp 5: Überprüfen Sie regelmäßig und sachlich den Erfolg

Immer, wenn wir etwas ganz neu anfangen, hakt es Anfang noch mehr oder weniger. Daher ist eine regelmäßige Erfolgskontrolle wichtig. Wählen Sie die Zeitfenster nicht zu engmaschig, denn viele „Anfangsruckler“ regulieren Teams, die zusammenarbeiten, auch selbst. Ich empfehle eine Kategorisierung bei den Erfolgskontrollen in: „Was läuft schon gut und wie können wir es ausbauen“, „Was läuft noch nicht, und was können wir tun, damit es läuft“ und „Welche neuen Faktoren (z.B. Störfaktoren) sind aufgetreten, und wie können wir diese abstellen“. Unterscheiden Sie dabei ganz strukturiert in Dinge, die alle betreffen und in Fragen, die Einzelne vor Schwierigkeiten stellen. Ermuntern Sie bei den Einzelfragestellungen kleine Mastermind-Gruppen, die dafür sorgen, die Herausforderungen des Alltags im Homeoffice besser zu meistern, z.B. wie plane ich um meine Kinder/Familie/Wäsche herum, etc. Achten Sie als Vorgesetzter darauf, dass nicht nur kritisiert wird, sondern unbedingt auch aufgezeigt wird, was bereits gut läuft. Und suchen auch Sie als Vorgesetzter sich eine Peer-Group, z.B. Vorgesetzte auf gleichem Level oder sogar aus anderen Unternehmen, um Best Practices für New Work auszutauschen, zu lernen und vor allem, um sich in Vertrauen und Loslassen zu üben.

Ich schreibe Ihnen diese Tipps gerade aus dem heimischen Garten, in dem ich vor einer Woche noch gedacht habe: „Zuhause schreiben geht nicht, Online-Coachings – das bin ich nicht!“ Und ich stelle jetzt fest: „So produktiv war ich schon lange nicht mehr beim Schreiben von Texten und ich hatte noch nie so viele Online-Coachings!“ Ich habe aus: „Das geht bei mir nicht“ ein „Wie könnte es gehen?“ gemacht und den Fokus verlagert auf das, was ich momentan beeinflussen kann. Dadurch sind komplett neue Perspektiven entstanden. Ich wünsche Ihnen trotz aller Unwegsamkeiten, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen, den Blick für und die Freude an diesen neuen Möglichkeiten. Viel Spaß und Erfolg dabei.